Uren bijhouden voor het urencriterium

Wat is het urencriterium?

Voor een aantal fiscale voordelen voor ondernemers, zoals de zelfstandigenaftrek, moet je aan het urencriterium voldoen: je besteedt minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming. De Belastingdienst vraagt je om dat aannemelijk te maken, bijvoorbeeld met een agenda, offertes, facturen of urenbriefjes. Een nette urenregistratie is daarvoor het meest voor de hand liggende bewijs. De actuele voorwaarden lees je op de website van de Belastingdienst.

Niet alleen klanturen tellen mee

Veel ondernemers denken bij het urencriterium alleen aan de uren die ze aan klanten factureren. Maar alle tijd die je aan je onderneming besteedt telt mee: offertes maken, je administratie bijhouden, acquisitie, je website onderhouden, vakliteratuur bijhouden. Juist die uren worden vaak vergeten, terwijl ze samen flink kunnen oplopen.

Wat niet meetelt is beschikbaarheid zonder dat je daadwerkelijk werkt, zoals alleen telefonisch bereikbaar zijn.

Zo leg je al je uren vast in WorkTraq

In WorkTraq registreer je uren op een activiteit. Elke registratie bevat een datum, een klant, een activiteit en een omschrijving. Een activiteit kun je markeren als declarabel of niet-declarabel. Zo houd je naast je klantwerk ook je interne uren bij:

• Maak je eigen onderneming aan als klant met een project als “Intern”. Voeg daar activiteiten aan toe zoals “Administratie”, “Acquisitie” en “Offertes”, en zet die op niet-declarabel.
• Registreer klantwerk op declarabele activiteiten zoals je gewend bent.
• In het overzicht zie je je totale uren en je declarabele uren naast elkaar. Zo zie je in één oogopslag hoe je ervoor staat ten opzichte van de 1.225 uur.

Registreer je consequent alles wat je voor je onderneming doet, dan heb je aan het eind van het jaar een compleet en goed onderbouwd overzicht van je uren.

Tips voor een sterke onderbouwing

• Registreer uren zo dicht mogelijk op het moment dat je ze maakt, in plaats van achteraf een maand te reconstrueren. Dat maakt je overzicht betrouwbaarder.
• Gebruik duidelijke activiteiten en omschrijvingen, zodat je boekhouder (of de Belastingdienst) achteraf kan volgen waar je tijd naartoe is gegaan.
• Exporteer aan het eind van het jaar naar CSV of Excel. In de export staat per registratie of deze declarabel is, zodat je je boekhouder direct een compleet overzicht kunt geven.

Twijfel je over jouw specifieke situatie, bijvoorbeeld als starter of als je naast je onderneming in loondienst werkt? Overleg dan met je boekhouder.

Wil je weten hoe urenregistratie in WorkTraq er in bredere zin uitziet? Begin bij urenregistratie voor zzp'ers. Werk je voor meerdere klanten en wil je ook kosten en kilometers bijhouden? Bekijk declaraties en uren per klant registreren.