Algemene Voorwaarden

Laatst bijgewerkt: januari 2026

Artikel 1 - Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

Dienstverlener: Matijsen ICT, gevestigd te Kielakker 73, 7971AE Havelte, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 88822893.
Dienst: De online applicatie WorkTraq, inclusief alle functionaliteiten voor tijd-, ritten- en declaratieregistratie.
Gebruiker: De natuurlijke persoon of rechtspersoon die een account heeft aangemaakt en gebruik maakt van de Dienst.
Account: De persoonlijke toegang tot de Dienst, beveiligd met e-mailadres en wachtwoord.
Organisatie: De entiteit (bedrijf, stichting, ZZP) waarbinnen de Gebruiker registraties bijhoudt.
Overeenkomst: De overeenkomst tussen Dienstverlener en Gebruiker voor het gebruik van de Dienst.

Artikel 2 - Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elk gebruik van de Dienst en op elke Overeenkomst tussen Dienstverlener en Gebruiker.
Door het aanmaken van een Account gaat de Gebruiker akkoord met deze algemene voorwaarden.
Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig indien schriftelijk overeengekomen.
Indien een of meerdere bepalingen van deze algemene voorwaarden door de rechter geheel of gedeeltelijk worden vernietigd of nietig worden verklaard, laat dit de werking van de overige bepalingen onverlet.

Artikel 3 - De Dienst

WorkTraq is een online applicatie voor het registreren van:
- Tijdsbesteding (uren per activiteit/klant)
- Ritten (kilometers en bestemmingen)
- Declaraties (uitgaven en bonnen)
Dienstverlener neemt een inspanningsverbintenis op zich om de Dienst zo goed mogelijk beschikbaar te houden, maar geeft geen garantie voor ononderbroken beschikbaarheid.
Dienstverlener behoudt zich het recht voor om de Dienst te wijzigen of uit te breiden. Wezenlijke wijzigingen worden vooraf gecommuniceerd.

Artikel 4 - Account en toegang

Om gebruik te maken van de Dienst dient de Gebruiker een Account aan te maken met een geldig e-mailadres.
De Gebruiker is verantwoordelijk voor het geheimhouden van de inloggegevens en voor al het gebruik dat via het Account plaatsvindt.
Bij vermoeden van ongeautoriseerd gebruik dient de Gebruiker dit direct te melden aan Dienstverlener.
Gegevens binnen een Organisatie zijn strikt gescheiden van andere Organisaties. Gebruikers hebben alleen toegang tot de gegevens van hun eigen Organisatie.

Artikel 5 - Starten zonder betaalgegevens

De Gebruiker kan direct starten met de Dienst zonder vooraf betaalgegevens op te geven.
Na de eerste maand van gebruik ontvangt de Gebruiker een verzoek om betaalgegevens in te vullen.
Indien de Gebruiker geen betaalgegevens invult, wordt de toegang tot de Dienst beperkt. Er worden geen kosten in rekening gebracht voor de eerste maand.
Indien de Gebruiker wel betaalgegevens invult, wordt de eerste maand regulier gefactureerd en kan de Gebruiker de Dienst blijven gebruiken.

Artikel 6 - Prijzen en betaling

De actuele prijzen zijn te vinden op de website van WorkTraq.
Facturatie vindt maandelijks achteraf plaats op basis van het werkelijke gebruik.
Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum.
Alle genoemde prijzen zijn exclusief BTW, tenzij anders vermeld.
Dienstverlener behoudt zich het recht voor om prijzen aan te passen. Prijswijzigingen worden minimaal 30 dagen vooraf aangekondigd.
Bij niet-tijdige betaling stuurt Dienstverlener herinneringen. Indien na de laatste herinnering nog steeds niet is betaald, wordt het Account gesloten.
Heropening van een gesloten Account is alleen mogelijk na betaling van alle openstaande facturen en na contact met Dienstverlener.

Artikel 7 - Looptijd en opzegging

De Overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.
De Gebruiker kan de Overeenkomst op elk moment opzeggen, zonder opzegtermijn.
Bij opzegging wordt een laatste factuur verstuurd voor het gebruik tot aan de opzegdatum.
Na opzegging behoudt de Gebruiker gedurende 30 dagen toegang om gegevens te exporteren. Daarna wordt het Account gedeactiveerd.
Gegevens worden bewaard conform de wettelijke bewaartermijnen zoals beschreven in het Privacy Statement.

Artikel 8 - Opschorting en ontbinding

Dienstverlener is bevoegd de nakoming van zijn verplichtingen op te schorten of de Overeenkomst te ontbinden, indien:
- de Gebruiker zijn verplichtingen uit de Overeenkomst niet, niet volledig of niet tijdig nakomt;
- de Gebruiker in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft aangevraagd, of de bedrijfsvoering heeft gestaakt;
- er zich omstandigheden voordoen die nakoming van de Overeenkomst onmogelijk maken.
Indien Dienstverlener overgaat tot opschorting of ontbinding, is hij op generlei wijze gehouden tot vergoeding van schade of kosten daardoor ontstaan.
Indien de ontbinding aan de Gebruiker is toe te rekenen, zijn alle vorderingen van Dienstverlener op de Gebruiker onmiddellijk opeisbaar.

Artikel 9 - Intellectueel eigendom

Alle intellectuele eigendomsrechten op de Dienst, inclusief software, ontwerp en documentatie, berusten bij Dienstverlener.
De Gebruiker behoudt alle rechten op de door hem/haar ingevoerde gegevens.
Dienstverlener verkrijgt geen eigendomsrechten op de gegevens van de Gebruiker.

Artikel 10 - Aansprakelijkheid

Dienstverlener is niet aansprakelijk voor schade ontstaan doordat Dienstverlener is uitgegaan van door de Gebruiker verstrekte onjuiste of onvolledige gegevens.
Dienstverlener is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade. Onder directe schade wordt verstaan:
- redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en omvang van de schade;
- redelijke kosten gemaakt ter voorkoming of beperking van schade, voor zover de Gebruiker aantoont dat deze kosten hebben geleid tot beperking van directe schade.
Dienstverlener is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie.
De aansprakelijkheid van Dienstverlener is beperkt tot maximaal het bedrag dat in de 12 maanden voorafgaand aan de schade aan de Gebruiker is gefactureerd, dan wel tot het bedrag dat de verzekeraar van Dienstverlener in voorkomend geval uitkeert.
Dienstverlener maakt regelmatig back-ups van alle gegevens. Voor extra zekerheid is de Gebruiker zelf verantwoordelijk voor het maken van eigen back-ups door middel van de exportfunctionaliteit.
De beperkingen van aansprakelijkheid in dit artikel gelden niet indien de schade te wijten is aan opzet of grove schuld van Dienstverlener.

Artikel 11 - Overmacht

Dienstverlener is niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting indien dit wordt verhinderd door overmacht.
Onder overmacht wordt verstaan: storingen in internetverbindingen, stroomuitval, storingen bij toeleveranciers, DDoS-aanvallen, overheidsmaatregelen, en andere omstandigheden buiten de macht van Dienstverlener.
Indien de overmachtsituatie langer dan twee maanden voortduurt, zijn beide partijen bevoegd de Overeenkomst te ontbinden zonder dat recht bestaat op schadevergoeding.

Artikel 12 - Geheimhouding

Beide partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst van elkaar hebben verkregen.
Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de andere partij is gemeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie.
Indien Dienstverlener op grond van een wettelijke bepaling of rechterlijke uitspraak gehouden is vertrouwelijke informatie te verstrekken, is Dienstverlener niet gehouden tot schadevergoeding.

Artikel 13 - Vrijwaring

De Gebruiker vrijwaart Dienstverlener voor aanspraken van derden die in verband met de uitvoering van de Overeenkomst schade lijden, voor zover deze schade niet aan Dienstverlener is toe te rekenen.
Indien Dienstverlener door derden wordt aangesproken, is de Gebruiker gehouden Dienstverlener zowel in als buiten rechte bij te staan.

Artikel 14 - Privacy en gegevensverwerking

Dienstverlener verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Het Privacy Statement maakt integraal onderdeel uit van deze voorwaarden.

Artikel 15 - Overdracht

De Gebruiker is niet gerechtigd rechten of verplichtingen uit de Overeenkomst over te dragen aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Dienstverlener.

Artikel 16 - Wijzigingen van de voorwaarden

Dienstverlener behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen.
Wijzigingen worden minimaal 30 dagen vooraf aangekondigd via e-mail of een melding in de Dienst.
Bij bezwaar tegen een wijziging kan de Gebruiker de Overeenkomst opzeggen voordat de wijziging ingaat.

Artikel 17 - Toepasselijk recht en geschillen

Op deze algemene voorwaarden en de Overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Dienstverlener is gevestigd.
De verjaringstermijn voor alle vorderingen en verweren jegens Dienstverlener bedraagt een jaar.

Artikel 18 - Contact

Voor vragen over deze algemene voorwaarden kun je contact opnemen met:

Matijsen ICT
Kielakker 73
7971AE Havelte
E-mail: info@worktraq.nl