Privacy Statement

Laatst bijgewerkt: januari 2026

1. Inleiding

Dit privacy statement beschrijft hoe Matijsen ICT (KvK: 88822893), gevestigd te Kielakker 73, 7971AE Havelte, persoonsgegevens verzamelt en verwerkt via de dienst WorkTraq. Wij respecteren je privacy en gaan zorgvuldig om met je persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Welke gegevens verzamelen wij

Accountgegevens

  • E-mailadres (voor login en communicatie)
  • Naam
  • Organisatienaam

Gebruiksgegevens

De gegevens die je zelf invoert in WorkTraq:

  • Tijdregistraties (activiteiten, uren, data)
  • Rittenregistraties (afstanden, bestemmingen)
  • Declaraties (bedragen, omschrijvingen, bonnen)
  • Klantgegevens die je toevoegt

Technische gegevens

  • Functionele sessiecookies (noodzakelijk voor de werking van de applicatie)
  • Anonieme websitestatistieken (geen persoonsgegevens)

3. Doelen van de gegevensverwerking

Wij verwerken je gegevens voor de volgende doelen:

  • Dienstverlening: Het aanbieden van de WorkTraq applicatie, inclusief het aanmaken en beheren van je account en het opslaan van je registraties.
  • Communicatie: Het versturen van transactionele e-mails (zoals accountbevestigingen en wachtwoord resets).
  • Facturatie: Het versturen van facturen voor het gebruik van de dienst.
  • Foutopsporing: Het monitoren en oplossen van technische fouten om de dienst stabiel te houden.
  • Websitestatistieken: Het verzamelen van anonieme statistieken over het gebruik van de publieke website.

4. Verwerkers en derde partijen

Wij maken gebruik van de volgende dienstverleners die mogelijk toegang hebben tot (een deel van) je gegevens:

Dienstverlener Doel Locatie
Hetzner Hosting van de applicatie Finland (EU)
Lettermint Verzenden van transactionele e-mails Nederland (EU)
Bugsink Foutmonitoring en stabiliteit Nederland (EU)
Moneybird Facturatie Nederland (EU)
Simple Analytics Anonieme websitestatistieken Nederland (EU)

Met deze partijen hebben wij, waar nodig, verwerkersovereenkomsten afgesloten. Alle gegevens blijven binnen de Europese Unie.

5. Cookies

WorkTraq gebruikt uitsluitend functionele cookies. Deze cookies zijn noodzakelijk voor de werking van de applicatie, bijvoorbeeld om je ingelogd te houden tijdens je sessie.

Wij gebruiken geen tracking cookies, advertentiecookies of andere niet-noodzakelijke cookies. Daarom is er geen cookie consent banner nodig.

6. Bewaartermijnen

  • Accountgegevens: Worden bewaard zolang je account actief is, plus de wettelijke bewaartermijn na opzegging.
  • Registratiegegevens: Worden bewaard gedurende de fiscale bewaartermijn van 7 jaar. Dit is noodzakelijk omdat deze gegevens onderdeel kunnen zijn van je administratie.
  • Op verzoek: Je kunt altijd verzoeken om eerdere verwijdering van je gegevens. Wij zullen hieraan voldoen voor zover dit niet in strijd is met wettelijke bewaarplichten.

7. Je rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

  • Recht op inzage: Je kunt opvragen welke gegevens wij van je verwerken.
  • Recht op rectificatie: Je kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
  • Recht op verwijdering: Je kunt verzoeken om verwijdering van je gegevens.
  • Recht op overdraagbaarheid: Je kunt je gegevens opvragen in een gangbaar formaat.
  • Recht op beperking: Je kunt verzoeken om beperking van de verwerking.
  • Recht op bezwaar: Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens.

Voor het uitoefenen van deze rechten kun je contact opnemen via info@worktraq.nl.

Als je een klacht hebt over de verwerking van je persoonsgegevens, kun je deze indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen:

  • Alle verbindingen zijn versleuteld via HTTPS/TLS
  • Wachtwoorden worden veilig opgeslagen (gehasht)
  • Toegang tot gegevens is beperkt tot geautoriseerde medewerkers
  • De applicatie draait op beveiligde servers binnen de EU
  • Gegevens zijn strikt gescheiden per organisatie (multi-tenant isolatie)

9. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacy statement van tijd tot tijd aanpassen. Bij belangrijke wijzigingen zullen wij je hierover informeren via e-mail of een melding in de applicatie. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina.

10. Contact

Voor vragen over dit privacy statement of over de verwerking van je persoonsgegevens kun je contact opnemen met:

Matijsen ICT
Kielakker 73
7971AE Havelte
E-mail: info@worktraq.nl